Seit 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet,
E-Rechnungen entgegenzunehmen und gesetzeskonform zu archivieren.
PDFMAILER.ARCHIV ist die benutzerfreundliche und effiziente Lösung zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. So können Sie einfach E-Rechnungen empfangen und bilden Ihren Rechnungseingang optimal ab.
Sofort einsatzbereit
Revisionssicher
Kein Schulungsaufwand – keine IT-Hürde
Einfach installieren – und direkt rechtssicher arbeiten.
Jetzt 14 Tage kostenfrei testen – ohne Verpflichtung.
PDFMAILER.ARCHIV ist die ideale Lösung für alle, die ihre E-Rechnungen rechtssicher archivieren möchten – ohne teure und komplexe DMS-Systeme.
Einmal installiert, können Ihre Mitarbeitenden direkt loslegen – ganz ohne Schulung oder technisches Know-how.
Keine Angst mehr vor Betriebsprüfungen: E-Rechnungen sind jederzeit auffindbar, 100 % GoBD-konform und automatisch strukturiert abgelegt.
Verabschieden Sie sich vom Papierchaos. Archivieren Sie eingehende E-Rechnungen direkt aus dem E-Mail-Postfach oder per Upload – digital, durchsuchbar und platzsparend.
Dank Volltextsuche, Schlagworten und Filterfunktionen finden Sie jedes Dokument – schneller als in jedem Ordner.
Ob ZUGFeRD, XRechnung oder PDF – alle E-Rechnungsformate werden unterstützt. Und bei Duplikaten warnt Sie die Software zuverlässig.
PDFMAILER.ARCHIV fügt sich direkt in Ihre bestehenden Mail-, Buchhaltungs- oder ERP-Systeme ein – für eine Archivierung genau dort, wo Sie arbeiten.
GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
Unterstützung von XRechnung, ZUGFeRD und PDF-Formaten
DSGVO-konforme Speicherung auf deutschen Servern
Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
Intuitive Volltextsuche mit Filter- und Schlagwortfunktion
Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen – nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar
Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab 2025
Ihre Daten sind gesetzlich geschützt – ohne Risiko bei Datenschutzprüfungen
Volle Transparenz und Nachweisbarkeit gegenüber Prüfern und interner Compliance
Dokumente in Sekunden finden – ohne manuelles Blättern oder Zeitverlust bei Prüfungen
Eingehende E-Rechnungen direkt über das ARCHIV-E-Mail-Postfach oder per Upload empfangen.
PDFMAILER erkennt das Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung), extrahiert die Daten, vergibt Schlagworte und speichert alles revisionssicher und strukturiert.
Mit der Volltextsuche oder per Schlagwort klicken Sie sich in Sekundenschnelle zum gesuchten Beleg – ganz ohne Ordnerchaos oder langes Suchen.
Möchten Sie Ihre Geschäftspost auch direkt versenden – per Mail oder klassischem Brief?
In der kostenfreien Testversion erhalten Sie nicht nur Zugriff auf PDFMAILER.ARCHIV, sondern auch auf PDFMAILER.SEND.
So testen Sie gleich beide Module – für die automatische Archivierung und den digitalen Versand Ihrer Geschäftsdokumente.
Mehr Infos zum PDFMAILER.SEND
Laden Sie das Installationspaket herunter – Für die Nutzung von PDFMAILER.ARCHIV registrieren Sie sich dann einfach online und schalten PDFMAILER.ARCHIV mit wenigen Klicks frei.
💡Keine Sorge: Die Einrichtung ist kinderleicht und dauert in der Regel weniger als 10 Minuten – ganz ohne IT-Vorkenntnisse.
Nach der Freischaltung werden eingehende E-Rechnungen und Geschäftsdokumente direkt archiviert – entweder per E-Mail-Zugang oder durch manuelles Hochladen.
Testen Sie PDFMAILER.ARCHIV 14 Tage kostenfrei. Danach entscheiden Sie, ob Sie weiterhin von sicherer Online-Archivierung profitieren möchten..
Wir erstellen Ihnen gern ein individuelles Angebot – passend zur Nutzeranzahl und Ihren Anforderungen.
Sie haben Fragen beim Testen oder möchten PDFMAILER optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren?
Unser Team steht Ihnen werktags per E-Mail zur Seite – schnell und unkompliziert.
Hier erreichen Sie unser Team: info@pdfmailer.de
Unser Hauptsitz im malerischen Hauenstein im Süden von Rheinland-Pfalz. Unser Support-Team ist werktags für Sie da und beantwortet Ihre Fragen schnell und kompetent per E-Mail.
Zusätzlich können Sie an unseren wöchentlichen Live-Webinaren teilnehmen – kostenfrei und mit direktem Einblick in unsere Lösungen.
PDFMAILER.ARCHIV ist ein Online-Dienst zur automatischen und rechtssicheren Archivierung von E-Rechnungen und geschäftlicher Korrespondenz.
Eingehende Dokumente – etwa im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat – werden automatisch verarbeitet:
Die Archivierungslösung erkennt das Format, extrahiert relevante Inhalte, vergibt Schlagworte und speichert die Dokumente strukturiert, durchsuchbar und GoBD-konform ab.
Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie jede archivierte Rechnung innerhalb von Sekunden – ohne langes Suchen in Ordnern oder E-Mail-Postfächern.
GoBD-konform archivieren – nachvollziehbar, unveränderbar und prüfungssicher
DSGVO-konforme Datenspeicherung – auf deutschen Servern
Automatische Erkennung von E-Rechnungsformaten (z. B. ZUGFeRD, XRechnung, PDF)
Schutz vor Duplikaten durch integrierte Prüfmechanismen
Protokollierung aller Archivierungs- und Zugriffsprozesse
Zugriff jederzeit & ortsunabhängig – mit leistungsstarker Volltextsuche
Zukunftssicher durch offene Standards und einfache Exportmöglichkeiten
PDFMAILER.ARCHIV spart Ihnen nicht nur Aufwand bei der Archivierung – sondern vor allem Zeit bei der täglichen Arbeit mit Ihren Dokumenten.
Jedes Dokument wird mit wenigen Klicks archiviert – ganz ohne komplizierte Workflows oder IT-Know-how.
Der große Zeitvorteil entsteht durch den digitalen Zugriff:
Statt langem Suchen in Aktenordnern finden Sie Ihre Dokumente künftig in Sekunden – dank Volltextsuche, Schlagworten und strukturierter Ablage.
Fazit: Weniger Papier, weniger Suchzeit, weniger Stress – und alles jederzeit griffbereit.
PDFMAILER.ARCHIV unterstützt alle in Deutschland gängigen E-Rechnungsformate, insbesondere:
ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML)
XRechnung (XML-basiert)
sowie klassische PDF-Rechnungen
Damit erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen – etwa im Rahmen der E-Rechnungspflicht – und können auch gemischte Rechnungseingänge problemlos archivieren.
Gut zu wissen: Auch PDF-Dateien ohne strukturierte Rechnungsdaten können Sie manuell erfassen und mit Metadaten versehen – für eine vollständige und nachvollziehbare Ablage.
Ja. PDFMAILER.ARCHIV lässt sich problemlos in Ihre bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren.
So können Sie Dokumente direkt aus Ihren Geschäftsprozessen heraus archivieren – ohne Umwege.
Rechnungen Ihrer Geschäftspartner archivieren Sie ganz einfach über:
die integrierte E-Mail-Schnittstelle (z. B. automatische Weiterleitung von Rechnungseingängen)
oder die manuelle Upload-Funktion für Dateien in PDF-, ZUGFeRD- oder XRechnungsformat.
Ergebnis: Ihre E-Rechnungen sind dort archiviert, wo Sie arbeiten – digital, durchsuchbar und jederzeit verfügbar.
Sehr sicher. PDFMAILER.ARCHIV erfüllt die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung und setzt auf hohe technische Sicherheitsstandards.
✔️ GoBD-konform – nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar
✔️ DSGVO-konform – inklusive Zugriffskontrolle und Datenschutzmechanismen
✔️ Speicherung auf zertifizierten Servern in Deutschland
✔️ Zugriffs- und Änderungsprotokolle für maximale Nachvollziehbarkeit
✔️ Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Benutzerrechte
Ergebnis: Ihre sensiblen Rechnungsdaten sind nicht nur gut organisiert, sondern auch rechtlich und technisch jederzeit auf der sicheren Seite.
Nach der 14-tägigen kostenfreien Testphase können Sie PDFMAILER.ARCHIV als monatlich kündbares Abonnement weiter nutzen – ganz ohne langfristige Vertragsbindung.
Die Preise richten sich nach der Anzahl der Nutzer:
Einzellizenzen im Komplettpaket mit PDFMAILER.SEND sind bereits verfügbar ab 49,90 EUR netto.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot – exakt abgestimmt auf Ihre Unternehmensgröße und Anforderungen.
PDFMAILER.ARCHIV wird gemeinsam mit PDFMAILER.SEND installiert – Sie benötigen also keine separate Installation.
Die Aktivierung erfolgt online, ist in wenigen Minuten abgeschlossen und erfordert keine besonderen IT-Kenntnisse.
Nach dem Setup können Sie direkt mit der Archivierung Ihrer E-Rechnungen beginnen – einfach, übersichtlich und rechtssicher.
Wichtig zu wissen:
PDFMAILER.ARCHIV ist als Ergänzung zu PDFMAILER.SEND konzipiert und kann nur in Kombination damit genutzt werden.
Ja. Mit dem integrierten XRechnungs-Viewer in PDFMAILER.ARCHIV ist das ganz einfach.
Die XML-Daten einer XRechnung werden automatisch in eine lesbare, übersichtliche Darstellung umgewandelt – ohne zusätzliche Software und ohne technisches Vorwissen.
So sehen Sie auf einen Blick alle wichtigen Informationen wie:
Absender & Empfänger
Beträge & Positionen
Rechnungsdatum & -nummer
Ideal für alle, die XRechnungen prüfen möchten – ohne sich mit XML-Strukturen auseinandersetzen zu müssen.
Die Installation von PDFMAILER.SEND ist in der Regel in weniger als 10 Minuten erledigt.
Anschließend können Sie direkt mit dem Versenden Ihrer Geschäftsdokumente starten – ganz ohne Schulung, einfach per Druckbefehl aus Ihrer gewohnten Software.
Wenn Sie zusätzlich PDFMAILER.ARCHIV für den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen nutzen möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der schnellen Einrichtung – in der Regel ebenfalls innerhalb kürzester Zeit möglich.
