Kein IT-Projekt. Einfach installieren und kostenfrei starten.
Mit der PDFMAILER.SEND Software verschicken Sie Ihre komplette Geschäftspost ab sofort mit nur einem Klick – per Mail oder Brief!
E-Rechnung, Verträge, Belege, Postbriefe, Lohnabrechnungen, etc.
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Mehr InformationenMit PDFMAILER.SEND versenden Sie Ihre komplette Geschäftspost ab sofort mit nur einem Druckbefehl – per E-Mail, über ein Portal oder als klassischer Brief. Ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Mitarbeitende in Büro und Verwaltung verbringen im Schnitt bis zu 30 Minuten pro Tag mit dem Versand von Dokumenten – durch PDFMAILER.SEND sparen Sie genau diese Zeit.
Versand von E-Rechnungen, Angeboten, Verträgen u. v. m. – direkt aus Ihrem ERP- oder Office-System
Flexible Versandwege: E-Mail, Postbrief (national & international) oder digitale Portale
Kein aufwendiges Setup, kein IT-Projekt – einfach installieren und loslegen
Anbindung an das DATEV-Rechnungsportal
Täglich muss Ihr Team Rechnungen, Verträge und andere Geschäftsdokumente verschicken. Im Schnitt kostet das jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter bis zu 30 Minuten pro Tag.
Das bedeutet: mehr als 13 Arbeitstage pro Jahr, die allein für den Versand von Dokumenten draufgehen – inklusive Ausdruck, Kuvertieren, Adressieren und Versenden.
Hoher Aufwand, hohe Fehleranfälligkeit.
Und der Druck wächst:
Ab 2027 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet,
E-Rechnungen zu versenden.
Bereits seit 2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen korrekt zu empfangen und zu verarbeiten.
Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen im B2B-Bereich schon heute nach einer umfassenden Lösung für den Ein- und Ausgang digitaler Rechnungen suchen.
Doch mit der richtigen Software geht weit mehr, als „nur“ gesetzeskonform zu arbeiten.
Sie entlasten Ihre Mitarbeitenden – und gewinnen Zeit, Übersicht und Kontrolle zurück.
Mit PDFMAILER.SEND versenden Sie nicht nur E-Rechnungen, sondern jedes Dokument in Ihrem Unternehmen – per E-Mail, klassischem Postbrief, Brief mit Marke, als Paket oder über digitale Portale.
Ein Klick genügt – und der manuelle Aufwand sinkt
um bis zu 50 %.
Ob Adressen, Kundennummern oder Beträge – alle relevanten Daten werden im automatisierten Betrieb übernommen. So vermeiden Sie Zahlendreher, Versandfehler und doppelte Arbeit.
Ihr Team muss keine Briefe mehr drucken, kuvertieren oder versenden. Die gewonnene Zeit fließt in wichtigere Aufgaben – statt in Routinetätigkeiten.
Seit 2025 ist die E-Rechnung Pflicht. Mit PDFMAILER.SEND sind Sie nicht nur vorbereitet, sondern auch einen Schritt voraus – denn immer mehr Geschäftspartner setzen bereits heute auf digitale Rechnungsprozesse.
Oft bedeutet das: aufwendige IT-Projekte, hohe Kosten und lange Einarbeitungszeiten. Kein Wunder, dass viele Unternehmen das Thema E-Rechnung lange vor sich herschieben. Mit PDFMAILER.SEND geht das anders.
PDFMAILER funktioniert wie ein Druckertreiber – und ist so einfach, dass selbst Mitarbeitende ohne IT-Vorkenntnisse sofort damit arbeiten können. Einfach installieren. Drucken. Versenden. Fertig.
PDFMAILER.SEND wird auf Ihrem PC wie ein normaler Druckertreiber installiert. Das bedeutet: Egal, ob aus dem ERP-System, Word, Excel oder einem anderen Programm – der Versand beginnt einfach mit einem Klick auf „Drucken“
Erstellen Sie wie gewohnt Ihre Rechnung, Ihr Angebot oder ein anderes Dokument.
PDFMAILER.SEND erzeugt per Druck daraus automatisch eine versandfertige PDF-Datei – ohne zusätzliche Software, ohne Umstellung Ihrer Abläufe.
Sie entscheiden, wie das Dokument verschickt werden soll:
Für maximale Zeitersparnis lassen sich Schritt 2 und 3 vollständig automatisieren.
Dank unserer Formular-integrierbaren Drucktechnologie und einer optionalen KI-basierten Datenerkennung erkennt PDFMAILER.SEND Inhalte und Empfänger automatisch – und übernimmt den Versandprozess nahezu vollständig.
Fügen Sie bei Bedarf noch einen Mailtext hinzu, wählen Sie ein digitales Briefpapier oder hängen Sie zusätzliche Dokumente an.
Erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente per Mail oder klassischen Postversand. Direkt als Druckjob aus Ihrem Office- oder ERP-System.
So erreichen Sie jeden Empfänger auf dem optimalen Weg – ganz ohne Mehraufwand.
Sie wählen das gewünschte Rechnungsformat – z. B. ZUGFeRD oder XRechnung – ganz einfach im System.
Wenn ein Empfänger ein anderes Format benötigt, erkennt unsere druckbasierte Intelligenz die entsprechenden Angaben direkt aus Ihrem ERP-System und liefert die Rechnung automatisch im richtigen Format aus.
Ergebnis: Sie erfüllen alle Anforderungen – ohne zusätzlichen Aufwand oder manuelles Eingreifen.
Laden Sie das Installationspaket herunter und starten Sie das Setup.
Die Testversion läuft 14 Tage kostenfrei – ganz ohne Verpflichtung.
Sie benötigen keine IT-Kenntnisse: Die Installation dauert nur wenige Minuten und ist mit wenigen Klicks erledigt.
Versenden Sie Ihre ersten Dokumente noch am selben Tag:
Ob E-Mail, Postbrief oder Webportal: Der Versand erfolgt automatisch im Hintergrund.
Nach 14 Tagen entscheiden Sie, ob Sie PDFMAILER weiterhin nutzen möchten.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot – passend zu Ihrem Bedarf.
Sie haben Fragen beim Testen, möchten Ihre Versandprozesse weiter automatisieren oder einfach mehr über PDFMAILER erfahren?
Unser Team hilft Ihnen gerne weiter – schnell, persönlich und unkompliziert. Schreiben Sie uns einfach an: info@pdfmailer.de
Zum Webinar
Hier erreichen Sie unser Team:
info@pdfmailer.de
Nehmen Sie an unserem kostenfreien Live-Webinar teil – immer donnerstags. Dort zeigen wir Ihnen PDFMAILER im Einsatz und beantworten Ihre Fragen direkt.
IT-Projekte kosten Zeit und Geld. PDFMAILER.SEND funktioniert sofort – ganz ohne Umstellungen und in den Programmen, die Ihre Mitarbeitenden bereits nutzen.
Post vorbereiten, drucken, kuvertieren – all das kostet täglich wertvolle Zeit. PDFMAILER.SEND automatisiert den Versand und spart so bares Geld.
Wer hat was, wann und wohin verschickt? Mit PDFMAILER.SEND haben Sie jederzeit volle Transparenz über alle Versandvorgänge.
Sie möchten eingehende Rechnungen auch direkt archivieren? In unserer kostenfreien Testversion erhalten Sie nicht nur Zugriff auf PDFMAILER.SEND, sondern auch auf PDFMAILER.ARCHIV. So können Sie den Versand und die Archivierung von E-Rechnungen gleichzeitig testen – einfach, effizient und komplett digital.
Mehr Infos zu PDFMAILER.ARCHIV
Seit über 25 Jahren unterstützt die gotomaxx software GmbH Unternehmen aller Größen beim Versand und Empfang Ihrer Geschäftspost – digital, effizient und zuverlässig. Heute vertrauen mehr als 25.000 Unternehmen auf unsere Lösungen.
Als IT-Experte mit langjähriger Erfahrung im B2B-Bereich hatte Matthias Neumer ein klares Ziel:
Eine Lösung entwickeln, die die Digitalisierung von Geschäftspost einfach, schnell und für jeden im Unternehmen zugänglich macht – ohne komplexe IT-Projekte.
Denn viele Unternehmen zögern bei der Umstellung, weil bestehende Lösungen oft teuer, aufwendig und technisch abschreckend sind. Dabei liegt gerade in der Automatisierung von Versandprozessen ein enormes Effizienzpotenzial.
Matthias Neumer
Geschäftsführer
Unser Hauptsitz im malerischen Hauenstein im Süden von Rheinland-Pfalz. Unser Support-Team ist werktags für Sie da und beantwortet Ihre Fragen schnell und kompetent per E-Mail.
Zusätzlich können Sie an unseren wöchentlichen Live-Webinaren teilnehmen – kostenfrei und mit direktem Einblick in unsere Lösungen.
PDFMAILER.SEND ist eine Software, mit der Sie Ihre gesamte Geschäftspost – etwa Rechnungen, Angebote oder Briefe – mit nur einem Klick direkt beim Drucken versenden können.
Die Software wird wie ein Druckertreiber installiert und funktioniert aus nahezu jedem Programm – z. B. aus Ihrem ERP- oder Office-System.
Sie wählen den gewünschten Versandweg:
✔️ per E-Mail,
✔️ als klassischer Postbrief mit Marke oder über ein angebundenes Druckzentrum,
✔️ Bereitstellung über ein eigenes Rechnungsportal
✔️ über digitale Plattformen wie Peppol.
(Eine Anbindung an die DATEV E-Rechnungsplattform ist vorbereitet und folgt in Kürze.)
Das Besondere: PDFMAILER.SEND lässt sich schnell einrichten, ist sofort nutzbar und spart Ihnen täglich Zeit – ganz ohne IT-Projekt oder Schulungsaufwand.
Mitarbeitende in Buchhaltung und Verwaltung verbringen im Schnitt bis zu 30 Minuten täglich mit dem Versenden von Geschäftspost – vom Drucken über das Kuvertieren bis hin zum Versand.
Mit PDFMAILER.SEND lässt sich dieser Aufwand um bis zu 50 % reduzieren, da viele Schritte automatisiert im Hintergrund ablaufen.
Das bedeutet: mehr als 13 Arbeitstage pro Jahr und Mitarbeiter, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen können – statt für Routineprozesse.
Mit PDFMAILER.SEND stehen Ihnen zahlreiche Versandwege zur Verfügung – passend zu den Anforderungen Ihrer Empfänger:
✔️ E-Mail – inkl. persönlichem Anschreiben, Anhang und Briefpapier
✔️ Postbrief (national/international) – über ein angeschlossenes Druckzentrum (Druck, Kuvertierung, Versand) oder mit einer Internetmarke und der Ausgabe auf ihrem lokalen Drucker
✔️ Über Ihr eigenes Rechnungsportal, bereitgestellt auf unserem Server
✔️ Digitale Portale wie Peppol – für den rechtssicheren Versand von E-Rechnungen
✔️ DATEV E-Rechnungsplattform – in Vorbereitung
Zudem unterstützt PDFMAILER die gängigen E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung – für eine korrekte und empfängerfreundliche Zustellung, je nach Anforderung.
Fazit: Sie versenden jedes Dokument genau auf dem Kanal, den der Empfänger erwartet – automatisch, effizient und nachvollziehbar.
Nein – im Gegenteil. PDFMAILER.SEND ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden integriert.
Die Software wird wie ein Druckertreiber installiert und kann direkt aus Ihrem ERP-System oder Office-Programm genutzt werden.
Das bedeutet: Dokument erstellen, auf „Drucken“ klicken, Versandweg wählen – fertig.
Sie benötigen keine zusätzlichen Schulungen oder Umstellungen – und können in der Regel innerhalb weniger Minuten starten.
Ja, absolut. PDFMAILER.SEND ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, die ohne großen Aufwand digital versenden und gesetzliche Vorgaben erfüllen möchten.
Einfache Installation und Bedienung – ohne IT-Abteilung
Keine komplexen Projekte oder Schulungen nötig
Zeit- und Kostenersparnis schon ab dem ersten Versand
Rechtssicherer Versand von E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung)
Ob Einzelunternehmer oder kleines Team – mit PDFMAILER.SEND digitalisieren Sie Ihre Geschäftspost schnell, zuverlässig und bezahlbar.
Ja. Mit PDFMAILER.SEND können Sie auch klassische Briefpost automatisiert versenden – national und international.
Ihre Dokumente werden direkt an ein angebundenes Druckzentrum übermittelt, wo sie gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet werden.
Sie müssen nichts mehr manuell erledigen – das spart Zeit, Aufwand und Portokosten.
Für Sonderfälle, bei denen ein Brief z. B. unterschrieben oder lokal gedruckt werden muss, stellt PDFMAILER.SEND automatisch das passende Porto (z. B. in Form einer Internetmarke) bereit – direkt per Druckbefehl.
Nach der 14-tägigen kostenfreien Testphase können Sie PDFMAILER als monatlich kündbares Abonnement weiter nutzen – ganz ohne langfristige Vertragsbindung.
Die Preise richten sich nach Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer:
Sie zahlen nur, was Sie wirklich brauchen – und bleiben dabei jederzeit flexibel.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
– keine Einrichtungsgebühr
– keine Mindestlaufzeit
– monatlich kündbar
– Attraktive Paketpreise für Teams
– Sofort einsetzbar ohne IT-Projekt
Hier finden Sie eine Auflistung unserer aktuellen Preise.
Ja. PDFMAILER.SEND lässt sich unkompliziert in nahezu jedes bestehende System integrieren – egal ob ERP, CRM oder Office.
Die Software funktioniert wie ein einfacher Druckertreiber unter Windows. Sie installieren PDFMAILER.SEND in wenigen Minuten und können anschließend Dokumente direkt aus Ihren gewohnten Programmen versenden.
Es ist keine zusätzliche Software, keine umfangreiche Umstellung und kein IT-Projekt erforderlich.
✅ Kompatibel mit ERP- und Office-Systemen (z. B. Microsoft Dynamics NAV, SAP, SoftENGINE ERP-SUITE, DATEV, Lexware, Microsoft Office u.v.m.)
PDFMAILER.SEND sorgt dafür, dass Ihre Dokumente korrekt erstellt, aufbereitet und versandfertig gemacht werden – z. B. für den E-Mail-Versand, den Postversand oder für E-Rechnungsportale. Die Übertragung selbst erfolgt dann über die jeweiligen Kanäle – also per E-Mail, Postdienstleister oder z. B. über das Peppol-Netzwerk. Dabei gelten die jeweiligen Standards und Sicherheitsrichtlinien der eingesetzten Versandwege.
PDFMAILER unterstützt Sie dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, z. B. durch die Erzeugung konformer Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung und optional durch passwortgeschützte PDF-Dateien.
Die Installation von PDFMAILER.SEND ist ganz einfach und dauert in der Regel weniger als 10 Minuten.
So funktioniert’s:
Sie benötigen keine besonderen IT-Kenntnisse. PDFMAILER.SEND ist sofort einsatzbereit, und Sie können noch am selben Tag Ihre erste Geschäftspost versenden – ganz ohne komplizierte Einrichtung.
PDFMAILER lässt sich auf zwei Arten nutzen – je nachdem, wie viel Automatisierung Sie wünschen:
Schnellstart (Basic-Nutzung):
PDFMAILER wird wie ein Druckertreiber installiert und funktioniert sofort aus nahezu jedem System mit Druckfunktion – z. B. aus Ihrem ERP, CRM oder Office-Programm.
Sie drucken, wählen den Versandweg, und schon geht die Post raus – per E-Mail, Postbrief oder z. B. über ein Rechnungsportal.
🔹 Versandprozesse weiter automatisieren:
Wenn Sie wünschen, dass PDFMAILER alle Versandparameter automatisch erkennt und verarbeitet (z. B. Versandweg, Empfängerdaten, Belegtyp, XML-Erzeugung etc.), muss unsere Drucktechnologie einmalig in die Formulare oder Vorlagen eingebunden werden.
Das ist kein IT-Großprojekt, aber ein bewusster Schritt, der PDFMAILER besonders leistungsfähig macht. Gerne unterstützen wir Sie dabei – auch schon in der Testphase.
Künftig wird PDFMAILER zusätzlich über eine integrierte KI verfügen, die viele Dokumentinhalte automatisch erkennt und zuordnet – ganz ohne Formularintegration. Damit wird Automatisierung noch einfacher.
Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das die herkömmliche Papierrechnung ersetzt. Sie ist in einem strukturierten elektronischen Format erstellt (XML), das maschinenlesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung gängige Formate.
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen elektronisch eingehende Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung) akzeptieren. Ab 2027 wird auch der Versand elektronischer Rechnungen verpflichtend sein.
Die Einführung der E-Rechnung schafft die Basis für ein zukünftiges Meldesystem, das Unternehmen verpflichten wird, ihre steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze elektronisch an die Finanzverwaltung zu melden. Dieses System soll Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und eine effizientere Steuerverwaltung ermöglichen.
Die Digitalisierung im E-Rechnungsumfeld fördert Effizienz, verringert Fehler, verkürzt die Bearbeitungszeiten und unterstützt den Umweltschutz durch reduzierten Papierverbrauch.
Unternehmen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung entsprechen, können mit verschiedenen Nachteilen konfrontiert werden. Dazu gehören Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung, Bußgelder und geschäftliche Nachteile, wie Beeinträchtigungen der Beziehungen zu Geschäftspartnern.
Ab 2025 ist es nicht mehr möglich, dem Empfang von E-Rechnungen zu widersprechen, was bedeutet, dass Unternehmen, die sich nicht anpassen, Risiken eingehen, ihre Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden zu gefährden, da diese möglicherweise keine nicht-konformen Rechnungsformate akzeptieren.
E-Rechnungen können über ERP-Systeme erstellt und versendet werden, die mit E-Rechnungssoftware, wie PDFMAILER integriert sind. PDFMAILER unterstützt alle notwendigen E-Rechnungsformate (ZUGFeRD & X-Rechnung) und erleichtert die Datenerfassung und den Versand.
Werden Rechnungen in OfficeDokumenten erstellt, unterstützt PDFMAILER mit der inkludierten KI.
Ja, Sie können auch nach 2025 Rechnungen in Word oder Excel erstellen, jedoch ist es erforderlich, dass diese Dokumente in ein gesetzlich akzeptiertes E-Rechnungsformat wie ZUGFeRD oder XRechnung umgewandelt werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Das reine Erstellen einer Rechnung in Word oder Excel genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen für den elektronischen Rechnungsverkehr.
Die Umwandlung in ein konformes Format kann durch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen erfolgen. Tools wie PDFMAILER ermöglichen es, Dokumente direkt aus Word oder Excel in akzeptierte E-Rechnungsformate zu konvertieren und automatisch relevante Daten zu extrahieren und zu verarbeiten. Diese Lösungen stellen nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicher, sondern optimieren auch die Effizienz der Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Diese Regelung betrifft alle Firmen, unabhängig von ihrer Größe.
Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland auch elektronische Rechnungen versenden. Allerdings gibt es hierbei spezifische Übergangsfristen und Ausnahmen, die kleinere Unternehmen betreffen, insbesondere solche mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro.
Für diese kleineren Unternehmen wird die Verpflichtung zur ausschließlichen Ausstellung von strukturierten E-Rechnungen erst ab dem 1. Januar 2028 bindend. Bis dahin dürfen sie weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Rechnungen ausstellen, vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Diese Regelung gibt kleineren Betrieben zusätzliche Zeit, ihre Systeme anzupassen und sich auf die vollständige Umstellung vorzubereiten.
Es ist wichtig, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, sich frühzeitig mit den Anforderungen und Fristen vertraut machen, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten.
Die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die E-Rechnungspflicht erfordert sorgfältige Planung und Implementierung. Hier ist eine einfache Checkliste, die Ihnen dabei hilft, den Übergang zu meistern:
Durch die Einhaltung dieser Schritte stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen effektiv auf die Einführung der E-Rechnungspflicht vorbereitet ist, die technischen Lösungen effizient nutzt und gesetzlichen Anforderungen problemlos entspricht.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe. Hier sind die wichtigsten Vorteile detailliert beschrieben:
Kosteneinsparungen:
Reduzierung von Druck- und Versandkosten: Durch die Vermeidung physischer Rechnungen sparen Unternehmen erheblich bei Papier, Druck und Porto.
Effiziente Rechnungsverarbeitung: Die Automatisierung des Rechnungsprozesses verringert manuelle Eingriffe, was die Bearbeitungszeit und damit verbundene Kosten deutlich reduziert.
Zeitersparnis:
Schnellere Rechnungsbearbeitung: E-Rechnungen können sofort übermittelt und verarbeitet werden, was die Zahlungszyklen beschleunigt.
Automatisierte Workflows: Viele Schritte, die bei der Papierrechnung manuell erfolgen, wie das Einbuchen, die Genehmigung und die Archivierung, können automatisiert werden.
Reduzierung von Fehlern: Manuelle Eingriffe sind eine häufige Fehlerquelle bei der Rechnungsstellung. Automatisierte Systeme minimieren dieses Risiko, indem sie Daten direkt aus dem ERP-System übernehmen und weiterverarbeiten.
Stärkere Compliance:
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen wird vereinfacht, da moderne E-Rechnungssysteme aktualisiert und an gesetzliche Änderungen angepasst werden können.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Digitale Rechnungen bieten verbesserte Möglichkeiten zur Überwachung und Auditierung, was die Transparenz erhöht und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen unterstützt.
Umweltfreundlichkeit:
Reduktion des Papierverbrauchs: Der Umstieg auf E-Rechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Umwelt schont.
Zukunftssicherheit:
Flexibilität und Skalierbarkeit: Digitale Rechnungssysteme sind leicht skalierbar und können mit dem Wachstum eines Unternehmens mitwachsen. Neue Funktionen und Technologien lassen sich einfacher integrieren.
Diese umfassenden Vorteile verdeutlichen, wie der Wechsel zu E-Rechnungen nicht nur eine gesetzliche Anforderung erfüllt, sondern auch eine strategische Investition in die Effizienz und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens darstellt.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist mit wichtigen Schlüsseldaten und Fristen verbunden, die Unternehmen beachten müssen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen:
Ab 01.01.2025
Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Es gilt die Empfangspflicht für inländische Umsätze im B2B-Bereich.
Bis 31.12.2026
Ende der Übergangsregelung für die Ausstellung und den Versand von Papier- oder unstrukturierten PDF-Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000€.
Ab 01.01.2027
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000€ dürfen noch Papier- oder unstrukturierte PDF-Rechnungen versenden.
Bis 31.12.2027
Ende der Übergangsregelung für die Ausstellung und den Versand von Papier- oder unstrukturierten PDF-Rechnungen für alle Unternehmen, Vereine, Verbände etc. im B2B, auch mit einem Jahresumsatz unter 800.000€.
Ab 01.01.2028
Pflicht zur Einhaltung aller Anforderungen bezüglich E-Rechnungen für alle Unternehmen, Vereine, Verbände etc. Der Versand von Papier- und unstrukturierten PDF-Rechnungen ist nicht mehr zulässig.
Vorbereitungsmaßnahmen:
Unternehmen sollten bereits jetzt beginnen, ihre Systeme zu aktualisieren und ihre Prozesse anzupassen, um den Übergang zu erleichtern. Dazu gehört die Implementierung oder Aktualisierung von ERP-Systemen, die Schulung von Mitarbeitern und das Testen der neuen Prozesse, um sicherzustellen, dass sie den neuen Anforderungen gerecht werden.
Diese Fristen und Daten sind entscheidend, damit Unternehmen rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen ergreifen können, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren.
Welche technischen Anforderungen bestehen für die korrekte Formatierung und Übermittlung von E-Rechnungen? Für die korrekte Formatierung und Übermittlung von E-Rechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungsdaten den nationalen und internationalen Standards entsprechen. In Deutschland müssen E-Rechnungen beispielsweise den ZUGFeRD- (ab 2.0) oder XRechnung-Standards genügen, die eine strukturierte Datenübermittlung in einem maschinenlesbaren Format sicherstellen. Diese Formate erleichtern die automatische Verarbeitung und Integration in bestehende Systeme, wie ERP-Lösungen, und sorgen für eine effiziente und fehlerfreie Datenübertragung.
PDFMAILER.SEND erzeugt die entsprechenden gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsdaten.
Schlüsselkomponenten für die korrekte Formatierung umfassen:
Strukturierte Daten: Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betragsdetails und Steuerinformationen müssen klar strukturiert und gekennzeichnet sein.
Standardkonforme Tags: Die Verwendung von standardisierten Tags erleichtert die automatische Erkennung und Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Empfängersysteme.
Validierungsprozesse: Vor dem Versand sollten E-Rechnungen durch Softwaretools validiert werden, um die Einhaltung der Standards zu gewährleisten und Fehler zu minimieren.
