Einmal installiert – sofort im Betrieb: Mit dem PDFMAILER empfangen und versenden Sie E-Rechnungen, Verträge und sonstige Dokumente per Mail oder Brief – sekundenschnell, vollautomatisch, rechtssicher.
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Mehr InformationenDie einfache Lösung für Ihre Geschäftspost & E-Rechnung – Schluss mit ineffizienten Prozessen.
Mit PDFMAILER.SEND versenden Sie
E-Rechnungen, Verträge oder Briefe direkt aus Ihrer gewohnten Software per E-Mail oder Postbrief – einfach per Druckfunktion.
Für wiederkehrende Prozesse kann der Versand automatisiert werden – ganz ohne
komplexes IT-Projekt.
Mit PDFMAILER.ARCHIV archivieren Sie Ihre eingehenden E-Rechnungen zentral, sicher und gesetzeskonform – inklusive intelligenter Dokumentenerkennung und schneller Suchfunktion.
Seit 2025 wird die E-Rechnungspflicht schrittweise eingeführt – ab 2027 gilt sie für alle Unternehmen in Deutschland.
Wer frühzeitig umstellt, ist klar im Vorteil.
Digitale Prozesse reduzieren manuelle Arbeit: keine PDF-Downloads, kein Drucken, Kuvertieren oder händisches E-Mail-Schreiben mehr.
Stattdessen: Versenden mit nur einem Klick – direkt beim Drucken.
Digitaler Versand spart dauerhaft Porto-, Druck- und Materialkosten – vor allem bei größeren Belegmengen ein klarer Wettbewerbsvorteil.
PDFMAILER übernimmt Adressen und Rechnungsdaten automatisiert. Tippfehler, Zahlendreher oder falsche Empfänger gehören der Vergangenheit an.
Immer mehr Geschäftspartner und Lieferanten setzen auf E-Rechnungen. Wer nicht mitzieht, verpasst Chancen. Mit PDFMAILER sind Sie fit für die digitale Zusammenarbeit – auch über die E-Rechnung hinaus – und bleiben ein attraktiver Partner für Kunden, Auftraggeber und Behörden.
UND DAS BESTE: Mit PDFMAILER haben Sie das Thema E-Rechnung ohne IT-Projekt erledigt – und endlich wieder den Kopf frei für Ihr eigentliches Tagesgeschäft.
Viele Systeme erfordern komplexe Anpassungen und Schulungen. Statt Zeit zu sparen, verlieren Sie den Überblick – und die Akzeptanz im Team sinkt.
Die Einführung digitaler Postprozesse endet oft in kostspieligen Softwareprojekten – mit ungewissem Ausgang und langem ROI.
Nicht jeder Empfänger kann oder will Dokumente digital per Mail erhalten. Eine Lösung, die nur auf E-Mail setzt, lässt Sie bei Kunden, Behörden oder Partnern alt aussehen. Trends der Zukunft sind neben E-Mail auch eigene Rechnungsportale, Lösungen von DATEV oder das europaweit nutzbare PEPPOL Netzwerk.
Einfach installieren, sofort drucken, automatisch versenden – per E-Mail, Post oder über spezialisierte Rechnungsportale. Ohne Prozesschaos, ohne IT-Projekt.
Mit PDFMAILER erledigen Sie den Versand und Empfang Ihrer Geschäftspost ganz einfach – ohne komplexe Umstellungen, direkt aus Ihrer gewohnten Software.
Bei PDFMAILER erhalten Sie 2 Programme:
Erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente per Mail oder klassischen Postversand. Direkt als Druckjob aus Ihrem Office- oder ERP-System.
So funktioniert’s:
Die Software wird von Ihrem PC als “Druckertreiber” erkannt.
Bedeutet: Ihre Mitarbeitenden arbeiten wie gewohnt aus einem Office-Programm oder ihrem ERP-System.
Es funktioniert immer gleich – Egal, ob Einzel- oder Massenversand.
Mehr zu PDFMAILER.SEND
Erfüllen Sie alle gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für elektronische Rechnungen. Alles, was Sie benötigen, um
E-Rechnungen zu empfangen, rechtssicher zu archivieren
und schnell wiederzufinden.
Mehr zu PDFMAILER.ARCHIV
PDFMAILER nutzt KI, um Rechnungsdaten automatisch aus Word und Excel zu erkennen und die erforderlichen E-Rechnungsfelder zu befüllen.
In unserem PDFMAILER.TEST-Paket sind diese beide Systeme direkt kombiniert. Natürlich können Sie die Anwendungen nach der Testphase aber auch einzeln buchen.
Laden Sie das Installationspaket herunter und starten Sie das Setup, um PDFMAILER.SEND und PDFMAILER.ARCHIV 14 Tage lang kostenfrei zu testen. Keine Sorge, dafür müssen Sie kein IT-Profi sein. Die Installation geht ganz einfach mit wenigen Klicks und dauert in der Regel nicht länger als 10 Minuten.
Versenden Sie Ihre Geschäftspost noch am selben Tag. Einfach über die Druckerfunktion den PDFMAILER auswählen, Format und Versandart festlegen und abschicken. Ihr Dokument wird dann vollautomatisch per Mail, Brief oder über ein Webportal versendet. Eingehende E-Rechnungen oder Verträge können Sie übersichtlich ablegen und rechtssicher archivieren.
Nach 14 Tagen entscheiden Sie, ob Sie unser Programm weiterhin nutzen wollen. Wir erstellen Ihnen ein passendes Angebot.
Erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente per Mail oder klassischen Postversand. Direkt als Druckjob aus Ihrem Office- oder ERP-System.
Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT unterstützen wir Kunden und Partner beim Versenden und Empfangen von Geschäftspost – von mittelständischen Unternehmen bis hin zu Konzernen.
Mit uns versenden Sie Ihre gesamte Geschäftspost mit nur einem Druckbefehl. Der PDFMAILER integriert sich in Ihre bestehenden Abläufe. Der Versand läuft mit wenigen Klicks – direkt aus dem ERP- oder Office-System.
Dokumente versenden funktioniert wie Drucken – ganz ohne komplexe Einarbeitung oder Prozessumstellung.
Reduzieren Sie Porto-, Druck- und Bearbeitungskosten – und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück.
Als IT-Experte mit langjähriger Erfahrung im B2B-Bereich hatte Matthias Neumer ein klares Ziel:
Eine Lösung entwickeln, die die Digitalisierung von Geschäftspost einfach, schnell und für jeden im Unternehmen zugänglich macht – ohne komplexe
IT-Projekte.
Denn viele Unternehmen zögern bei der Umstellung, weil bestehende Lösungen oft teuer, aufwendig und technisch abschreckend sind. Dabei liegt gerade in der Automatisierung von Versandprozessen ein enormes Effizienzpotenzial.
Matthias Neumer
Geschäftsführer
Mit PDFMAILER.SEND hat Matthias gemeinsam mit seinem Team ein System geschaffen, das diesen Einstieg radikal vereinfacht – und Unternehmen im Schnitt bis zu 50 % Zeit beim Versand ihrer Geschäftsdokumente spart.
Das hängt davon ab, wie viele Nutzer Sie haben und welche Module Sie einsetzen möchten. Eine Lizenz erhalten Sie schon ab 14,90€ – gerne erstellen wir Ihrem Unternehmen aber ein individuelles Angebot, passend zu Ihrer gewünschten Nutzerzahl. Hier finden Sie eine Auflistung unserer aktuellen Preise.
Gut zu wissen:
Beim postalischen Versand erfolgt die Abrechnung transparenzfreundlich über ein Guthabensystem – pro Sendung. So behalten Sie jederzeit die volle Kostenkontrolle.
PDFMAILER.SEND ist eine Windows-basierte Anwendung, die wie ein Druckertreiber funktioniert – entsprechend ist die Nutzung aktuell auf Windows-Systeme beschränkt.
PDFMAILER.ARCHIV hingegen ist eine browserbasierte Lösung und kann problemlos auch auf macOS und iOS genutzt werden – z. B. über Safari oder Chrome.
So können Sie Ihre archivierten E-Rechnungen jederzeit plattformunabhängig aufrufen und verwalten.
Nein. Sie können beide Module unabhängig voneinander nutzen – je nachdem, welche Funktionen für Ihr Unternehmen relevant sind.
Es empfiehlt sich für die ganzheitliche Umsetzung der E-Rechnungspflicht das PDFMAILER.MAXX Kombipakt, um E-Rechnungen komfortabel zu senden, zu empfangen und zu archivieren. Leistungen des Paketes finden Sie hier.
Der PDFMAILER lässt sich einfach in Ihr bestehendes Office- oder ERP-System integrieren. Es wird über die Druckfunktion genutzt, sodass Sie keine großen Änderungen an Ihren aktuellen Geschäftsprozessen vornehmen müssen. Automatisierungen sind möglich!
PDFMAILER unterstützt die beiden in Deutschland gängigen E-Rechnungsformate: ZUGFeRD und XRechnung.
Sie können bei jeder Rechnung bequem auswählen, in welchem Format diese erstellt werden soll – direkt beim Versandprozess, je nach Empfängeranforderung.
So stellen Sie sicher, dass Sie gesetzeskonform und kompatibel mit öffentlichen Auftraggebern, Lieferanten und Geschäftspartnern kommunizieren – ganz ohne zusätzliche Software oder Umwege.
Ja. Mit PDFMAILER.SEND versenden Sie nicht nur E-Rechnungen, sondern auch Briefe, Verträge, Angebote und andere Geschäftsdokumente – direkt per E-Mail oder als klassischen Postbrief, national und international.
Die Besonderheit:
PDFMAILER funktioniert wie ein Druckertreiber. Sie erstellen Ihr Dokument wie gewohnt, klicken auf „Drucken“ – und wählen den gewünschten Versandweg (E-Mail, Post, Webportal, Fax etc.).
Der Postversand erfolgt automatisch über unser angeschlossenes Druckzentrum – inklusive Druck, Kuvertierung und Frankierung. Sie müssen nichts mehr manuell erledigen oder zur Post bringen.
PDFMAILER.SEND nutzt den Standard-Druckbefehl Ihres Systems. Sobald Sie auf „Drucken“ klicken, wird das Dokument automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt und mit den nötigen Versandinformationen angereichert – z. B. Empfängeradresse, gewünschter Versandweg oder Zusatzoptionen wie Beilagen oder Briefpapier. Wenn Sie den Postversand wählen, wird das fertige Dokument digital an ein zertifiziertes Druckzentrum übermittelt. Dort übernimmt unser Partner: den Druck Ihrer Dokumente, das Kuvertieren, die Frankierung und den Einwurf in den Briefkasten – national und international.
Sie benötigen dafür weder Drucker, Papier noch Kuverts vor Ort. Die Abrechnung erfolgt bequem über ein Guthabensystem – pro Sendung.
Optional können Sie über Druckkennzeichen, KI oder Skripte auch komplexen Massenversand vollautomatisieren – z. B. mit verschiedenen Versandarten, Empfängersprachen oder Anlagen.
Ja. Für Sendungen, die nicht über das Druckzentrum abgewickelt werden können oder sollen – z. B. Pakete oder spezielle Briefe mit Unterschrift – bietet PDFMAILER die Möglichkeit, Paketmarken (z. B. DHL) oder Internetmarken der Deutschen Post zu erzeugen und diese in den Brief einzudrucken oder auf dem Drucker für Paketlabel auszugeben.
Das funktioniert ganz einfach:
Nach dem Drucken wählen Sie den passenden Versandservice und drucken die entsprechende Wertmarke einfach aus.
So können Sie auch Retouren, Einschreiben oder Päckchen bequem aus Ihrer gewohnten Software vorbereiten – ohne Medienbruch oder manuelles Ausfüllen.
Manche Briefe erfordern z. B. eine handgeschriebene Unterschrift, das Beilegen von Originalen oder sie sind aus anderen Gründen nicht für den automatisierten Druckversand geeignet. Auch dafür bietet PDFMAILER eine Lösung:
So kombinieren Sie digitale Steuerung und manuelle Versandvorgänge – ohne Medienbruch und mit maximaler Flexibilität.
Die Installation von PDFMAILER.SEND ist in der Regel in weniger als 10 Minuten erledigt.
Anschließend können Sie direkt mit dem Versenden Ihrer Geschäftsdokumente starten – ganz ohne Schulung, einfach per Druckbefehl aus Ihrer gewohnten Software.
Wenn Sie zusätzlich PDFMAILER.ARCHIV für den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen nutzen möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der schnellen Einrichtung – in der Regel ebenfalls innerhalb kürzester Zeit möglich.
Ja – mit der gotomaxx-Lösung können Sie Ihre Rechnung weiterhin in Word oder Excel erstellen. Anschließend drucken Sie das Dokument über den PDFMAILER-Druckertreiber, woraufhin die integrierte KI die notwendigen E-Rechnungsdaten (z. B. für ZUGFeRD oder XRechnung) automatisch ergänzt und der Versand rechtskonform erfolgt. Damit bleiben Sie flexibel beim Ausgangsformat und gleichzeitig gesetzeskonform beim Versand.
Bitte beachten Sie: Die Nutzung des PDFMAILER-Moduls ist erforderlich, denn allein Word oder Excel genügt nicht, um die technischen Anforderungen der E-Rechnung (XML-Daten etc.) zu erfüllen.
